Belege und Nummernkreise

Für jedes Ereignis stellt Consho einen eigenen Beleg aus – eine Momentaufnahme, die sich danach nicht mehr ändern lässt. Belege gibt es als PDF und als barrierefreie HTML-Fassung.

Wann welcher Beleg entsteht

Rechnungbei Vorkasse mit der Bestellung, bei „Auf Rechnung“ und Nachnahme beim Versand. Eine Zahlungsart aus einem Zahlungsmodul bringt ihren Zeitpunkt selbst mit, etwa mit dem Zahlungseingang. Wird die Rechnung vor dem Versand ausgestellt und zahlt der Kunde vorab – Vorkasse, Online-Zahlung, Gutschein –, vermerkt sie neben dem Lieferzeitraum, dass sie über eine Vorauszahlung abrechnet und die Lieferung nach Zahlungseingang folgt.
Stornorechnungwenn der Kunde die Zahlungsart wechselt, bei einem vollständigen Widerruf mit Erstattung und wenn du die Bestellung über einen Status stornierst.
Rechnungskorrekturbei einem teilweisen Widerruf mit Erstattung. „Erstatten“ und „Korrigieren“ an einer Zahlung erstellen keinen Beleg; Rückbuchungen stehen auf den Belegen als „Zurückgebucht“, eine korrigierte Zahlung mit ihrem berichtigten Betrag.
Lieferscheinbeim Melden einer Lieferung als versandt, einer je Paket, ohne Preise; bei einer Teillieferung steht darauf, was separat folgt. Nur wenn der Shop einen Nummernkreis „Lieferscheinnummer“ hat.

Jede Belegart, die Consho nummeriert, hat einen eigenen, lückenlosen Nummernkreis. Rechnungen von Consho sind PDF/A; auf Rechnungen per Vorkasse oder „Auf Rechnung“ druckt Consho auf Wunsch einen Giro-Code (Schalter an der Zahlungsart, nur in Euro und mit vollständiger Bankverbindung). Für Geschäftskunden kommt die E-Rechnung dazu.

Wer Rechnung, Stornorechnung und Rechnungskorrektur ausstellt, legt die Shop-Konfiguration fest: Rechnungen stellt aus.

  • Consho (Voreinstellung): wie oben beschrieben. Ein Buchhaltungsmodul kann jeden ausgestellten Beleg samt PDF zusätzlich übernehmen, etwa für eine Buchhaltungssoftware.
  • ein installiertes Buchhaltungsmodul: Je nach Modul stellt es die Rechnungen selbst aus, mit eigener Nummer und eigenem PDF, oder es reicht die Rechnungen von Consho weiter. Ob es die Belege auch selbst an den Kunden schickt, legt ebenfalls das Modul fest; sonst hängt Consho sein PDF an die Mails.
  • Aus: Die Rechnungen entstehen außerhalb von Consho. Die Mails hängen dann keine Rechnung an.

Die Rechnungsdaten speichert Consho in jedem Fall; bei „Aus“ stehen sie in der Belegliste als „Rechnungsdaten (nicht ausgestellt)“. Bestellbestätigung, Lieferschein und Widerrufsbeleg kommen immer von Consho. Eine Umstellung gilt für künftige Belege: Storniert und korrigiert wird eine Rechnung von dem, der sie ausgestellt hat.

Ein Modul stellt seine Belege nach dem Kauf aus; bis dahin steht der Beleg in der Belegliste als „wartet auf …“. Kommt er beim Modul nicht an, meldet das ein Befund. consho:document:verify --retry reicht ihn erneut ein und schickt ihn dem Kunden nach, wenn Consho die Belege versendet.

Nummernkreise

In der Shop-Konfiguration über die Operation Nummernkreise: Art, Präfix, Mindestlänge und die zuletzt vergebene Nummer. Arten sind Bestellnummer (Lücken erlaubt), Rechnungsnummer, Rechnungskorrektur- und Stornonummer (lückenlos) sowie Lieferscheinnummer – die ist freiwillig: Ohne sie stellt Consho keine Lieferscheine aus. Nummernkreise lassen sich nicht löschen, und der Zähler kann nicht unter eine schon vergebene Nummer gesetzt werden.

Schneller geht es auf der Einrichtungsseite mit Fehlende Nummernkreise anlegen; Consho schlägt die Präfixe B-, RE-, ST- und RK- vor. Den Lieferschein-Kreis legst du bei Bedarf selbst an, etwa mit LS-.

Die Bestellnummer braucht jeder Shop. Rechnungs-, Storno- und Korrekturnummern braucht er nur, wo Consho die Rechnungen nummeriert: bei „Consho“ und bei einem Buchhaltungsmodul, das die Rechnungen von Consho weiterreicht.

Rechnungsabsender

Im gleichnamigen Abschnitt der Shop-Konfiguration: Firmenname, Rechtsform, Anschrift und Land, die Kontakt-E-Mail für Rechnungen, das Logo, die Lieferzeit und die Fußzeile für Rechnungen und Mails. Mit Rechnungen zusätzlich ablegen speichert Consho jede Rechnung in einem Ablageordner der Dateiverwaltung; ein öffentlicher Ordner wird dabei geschützt.

Vollständig sein müssen Rechnungsabsender und Lieferzeit nur, wo Consho die Rechnungen nummeriert. Logo und Fußzeile verwenden die Mails in jedem Fall.

Befunde

  • Nummernkreis fehlt: sperrt den Checkout – ohne ihn kann keine Bestellung und kein Beleg entstehen.
  • Rechnungsabsender unvollständig: sperrt den Checkout, wo Consho die Rechnungen nummeriert.
  • Kein Nummernkreis für Rechnungskorrekturen (Warnung): Erstattungen nach einem Widerruf lassen sich nicht buchen.
  • Dasselbe Präfix in mehreren Kreisen (Hinweis).
  • Ablage gescheitert oder Ordner nicht geschützt (Warnung): consho:document:verify --retry legt fehlende Rechnungen nach.
  • Shop stellt keine Rechnungen aus (Hinweis): „Rechnungen stellt aus“ steht auf „Aus“; die Rechnungen müssen außerhalb von Consho entstehen und an die Kunden gehen.
  • Rechnungsmodul nicht installiert (Warnung): Die Shop-Konfiguration überlässt die Rechnungen einem Modul, das fehlt. Bis es wieder installiert ist oder du umstellst, warten die Rechnungen.
  • Belege nicht beim Rechnungsmodul angekommen (Warnung): Den Grund nennt das Fehlerprotokoll; nach der Behebung reicht consho:document:verify --retry sie erneut ein.

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